Bol.com voert Workplace in

Geen reacties
Tags: , , , , , , , , , ,
Posted 12 Mei 2017 in nieuws

Onlangs is Workplace by Facebook succesvol gelanceerd bij bol.com. Dit artikel beschrijft de belangrijkste aspecten die hebben bijgedragen aan dit succes.

Wat is Workplace by Facebook?

Workplace werd in oktober 2016 officieel gelanceerd, als professioneel communicatie- en samenwerkingsplatform voor gebruik binnen bedrijven. Het is een zakelijke variant op Facebook, dat we vooral kennen van privégebruik. Voor 90 procent komen de functionaliteiten overeen met die van Facebook. Op Facebook is het grootste deel van de activiteit gericht op het posten op je eigen ‘wall’ of die van een ander. Op Workplace is dat anders. Omdat het daar gaat om samenwerken, draait alles om activiteit in groepen. Een uitgebreide recensie over Workplace vind je hier.

Waarom koos bol.com voor Workplace?

Bol.com is een snel groeiende organisatie. Een van de consequenties van de almaar groeiende groep medewerkers is het feit dat niet iedereen elkaar meer kent en het moeilijker wordt om precies te weten wat er speelt in de organisatie en wie waarmee bezig is, ofwel de vindbaarheid wordt een steeds grotere uitdaging. Een nieuw intern sociaal-professioneel netwerk werd als onderdeel van de oplossing gezien. Om de vindbaarheid te vergroten in de groeiende organisatie werden drie thema’s benoemd waar Workplace een bijdrage aan moest leveren:

  1. Elkaar kunnen vinden op functie, vakgebied, kennis, ervaring of interesses.
  2. Elkaar gemakkelijk vertellen waar je mee bezig bent en de hoogte blijven van elkaars werk. Dit wordt Working Out Loud genoemd.
  3. Meer betrokkenheid bij bol.com door betere interne communicatie en engagement.

Bol.com had al min of meer een intranet-platform geselecteerd toen eind 2016 Workplace beschikbaar werd. Het team besefte dat zij het platform Workplace, met een dergelijke achtergrond rond het verbinden van mensen, niet kon negeren in haar onderzoek naar de beste oplossing. Uit een grondige analyse bleek dat Workplace op essentiële punten, met name de gebruiksvriendelijke en herkenbare interface, het beste voldeed aan hun idee van interne communicatie en samenwerking van de toekomst en daarbij het oplossen van het vindbaarheidsvraagstuk.

Lancering en adoptie

Bol.com heeft een aantal zeer bewuste keuzes gemaakt voor de lancering en adoptie van Workplace. Mede hierdoor hoort de lancering van Workplace bij bol.com wereldwijd tot de besten. Zo hadden binnen een week 90 procent van de mensen hun profiel ingevuld en na twee maanden was dit opgelopen tot 95 procent. 87 procent van de mensen komt wekelijks op Workplace.

Annelies Elsendoorn van interne communicatie bij bol.com: “Het projectteam was ervan overtuigd dat je een tool als Workplace maar een keer goed kan lanceren. Doe je dit niet goed en biedt het eerste bezoek geen toegevoegde waarde voor de medewerker dan is de kans groot dat zij het platform niet snel nog een keer zullen bezoeken en de meerwaarde van het platform voor de hele organisatie uitblijft. We hebben daarom veel tijd gestoken in een goede voorbereiding van de lancering.”

Het gaat niet om de tool!

Veel bedrijven geven bij de lancering van een nieuwe tool of platform de technologie veel aandacht. Vaak leidt dat tot weerstand bij medewerkers. Een aanpak waarmee je op meer enthousiasme en medewerking kan rekenen is om de problemen die je oplost of de kansen die je creëert te benoemen en de technologie secundair te maken.

De verbindende dialoog

Het belangrijkste instrument dat werd ingezet bij de lancering van Workplace was een vraag van algemeen directeur en oprichter Daniel Ropers. Hij stuurde alle medewerkers een e-mail met daarin het verzoek om na te denken over en bij te dragen aan een van de strategische pilaren van bol.com.

De vraag werd zo gekozen en geformuleerd dat iedereen in het bedrijf eraan bij kon dragen en zich betrokken voelde bij de dialoog. Aan het einde van de e-mail stond een link naar de plek waar het gesprek plaats zou vinden. Binnen zeer korte tijd had het overgrote gedeelte van de organisatie het platform bezocht om de dialoog met Ropers te bekijken.

Koppeling met een groot company event

De lancering werd zo gepland dat een week na de vraag van de directeur een groot intern bedrijfsevenement plaatsvond. Op deze dag brengt bol.com bijna al haar medewerkers bij elkaar en bespreekt strategie van het bedrijf. Collega’s inspireren elkaar met workshops voor en door bol.commers, hierin laten ze zien en brainstormen zij met elkaar hoe zij de winkel elke dag een stuk beter kunnen maken dan de dag ervoor.

Workplace werd op die dag benut als interactie-instrument tussen directie, collega’s en collega’s onderling.  Ook werden er online vragen gesteld om de betrokkenheid bij de dag verder te vergroten. Na het event waren er veel medewerkers die met foto’s en video’s lieten blijken dat ze geïnspireerd waren. De online aanwezigheid gaf een extra dimensie aan deze dag en was voor veel medewerkers een goede reden om hun profiel in te vullen (een belangrijk onderdeel om de vindbaarheid te vergroten) en de Workplace apps te downloaden om via hun mobiel te kunnen participeren tijdens het event.

Use case pilots

In de aanloop naar de lancering werd een aantal pilots gedraaid. Op basis van specifieke use cases, zoals uitdagingen of mogelijkheden tot concrete verbetering, gingen medewerkers in groepen aan de slag op Workplace. Het doel van dit soort pilots is het creëren van ‘inhouse’ voorbeelden die anderen na de lancering kunnen inspireren om met hun eigen team uit te proberen.

Teamgroepen zijn de motor van succes

Een graadmeter van het succes van sociale intranetten is het gebruik door teams voor hun dagelijks werk of voor communicatie met hun stakeholders. Bol.com heeft hierop stevig ingezet en een kleine 80 procent van de groepen op workplace is teamgerelateerd.

Contentarchitectuur

Veel organisaties maken de fout dat ze denken dat social tools zichzelf wel zullen reguleren. Dat gaat echter vaak mis, waardoor er bijvoorbeeld dubbele groepen ontstaan, er in bepaalde groepen ‘lawaai’ ontstaat en mensen zich juist een beetje verloren voelen als ze voor het eerst op het platform komen.

Bol.com heeft van te voren goed nagedacht en gezorgd dat er een basisstructuur aanwezig was op het platform met voor iedere medewerker een aantal waardevolle groepen om zich bij aan te sluiten. Dit was het vertrekpunt voor het moment dat iedereen toegang kreeg tot het platform. Daarnaast was er ook ruimte voor nieuwe initiatieven en groepen, waar ook royaal gebruik van is gemaakt.

Een deel van de groepen verdient speciale aandacht: er was bij bol.com een e-mailfunctie waarmee iedereen naar alle ruim 1500 collega’s kon e-mailen. Veel mensen bij bol.com waren er trots op dat een bedrijf van die omvang haar mensen voldoende vertrouwt met een dergelijk instrument. Dit e-mailadres kreeg zijn evenknie op het platform in de vorm van de groep ‘bol.com everything’.

Voordeel van deze groep is dat medewerkers zelf kiezen om de berichten uitgebreid te lezen of er alleen overheen te scrollen als ze zien dat het voor hen niet van toepassing is. Een e-mail levert in dat laatste geval meer werk en ergernis op. Naast deze groep startte de communicatie-afdeling ook het meer formele zusje ‘bol.com everyone’, waar het bedrijf officiële berichten plaatst. Andere goede voorbeelden waren een levendige groep rond innovatie van de webwinkel en de servicekanalen voor facilitaire zaken en kantoorautomatisering.

Annelies van Elsendoorn: “Binnen onze cultuur is het heel belangrijk dingen te delen met de hele organisatie. Een e-mailadres waar iedereen zijn nieuws naar toe stuurt is natuurlijk heel mooi. Maar omdat wij steeds groter worden hoorden we ook steeds meer collega’s die berichten zoals je lampen staan nog aan of ik ben vandaag jarig meer als spam zagen dan als leuk nieuws van je collega’s. Hier wil je als interne communicatie afdeling een goede balans in vinden en niet zomaar ‘cultuur elementen’ afsluiten. Met Workplace hebben we twee goede alternatieven kunnen bieden, waarbij collega’s zich ook weer vrij voelen te reageren op elkaars ideeën en er leuke gesprekken ontstaan die door iedereen te volgen zijn. Dat was eerder niet zo want een reactie naar alle collega’s mailen doe je niet zo snel, omdat je een overload aan mails voor collega’s wilt voorkomen.”

Goede informatie over privacy

Het grootste deel van de medewerkers in organisaties vindt het leuk als een platform als Workplace wordt geïntroduceerd. Er is ook een gezonde hoeveelheid voorzichtigheid ten aanzien van Facebook als het gaat om privacy en beveiliging.

Bol.com heeft daarom uitgebreide documentatie intern beschikbaar gesteld over de wijze waarop Facebook zijn zaken voor Workplace regelt en over de afspraken die op het gebied van security en legal met Facebook zijn gemaakt.

Succesfactoren

Bol.com heeft op een weloverwogen wijze en bijzonder succesvol ‘Workplace by Facebook’ in gebruik genomen om de vindbaarheid in de organisatie te vergroten. De belangrijkste redenen voor succes waren:

  • Focus niet op de tool
  • Lanceer met een bedrijfsbrede dialoog waar iedereen zich betrokken bij voelt en waaraan iedereen kan bijdragen. Dat dit plaatsvindt op Workplace is bijna bijzaak
  • Een belangrijk bedrijfsevenement kort na lancering kan helpen de adoptie verder te verbeteren en kan in het bijzonder de adoptie van de mobiele app vergroten
  • Creëer vooraf pilots rond use cases voor de lancering. Deze pilots kunnen anderen inspireren om na lancering ook aan de slag te gaan
  • Teams die het platform veel gebruiken zijn de motor van adoptie. Maak onboarding van teams een centraal onderwerp in je strategie
  • Creëer een goede contentarchitectuur
  • Neem eventuele zorgen over privacy serieus

 



Lees het volledige bericht op Emerce »


Add Your Comment